Étapes pour la création d’une succursale en Espagne d’une société étrangère

L’Espagne se présente comme un marché particulièrement attractif pour l’expansion des entreprises internationales, grâce à sa position stratégique, son économie dynamique et son appartenance à l’Union européenne. Pour les entreprises françaises cherchant à établir une présence en Espagne, il est crucial de maîtriser les étapes nécessaires et de comprendre les obligations fiscales et réglementaires afin d’assurer une implantation réussie et conforme aux normes locales. Cet article décrit les étapes essentielles pour la création d’une succursale en Espagne, en mettant l’accent sur les implications fiscales et juridiques.

Création d´une succursale en Espagne

1. Décision stratégique et analyse préliminaire

Avant de s’engager dans le processus de création d’une succursale en Espagne, il est indispensable de réaliser une analyse approfondie du marché espagnol. Cette analyse doit inclure une évaluation rigoureuse des opportunités de marché, des risques potentiels, ainsi que des avantages concurrentiels. Pour les entreprises françaises, il convient également de considérer les similitudes et divergences culturelles et juridiques entre les deux pays, ainsi que les accords bilatéraux qui peuvent affecter la fiscalité ou les échanges commerciaux.

2. Approbation par la maison mère

Une fois la décision stratégique validée, la société mère doit officialiser l’intention d’ouvrir une succursale en Espagne à travers un procès-verbal de l’assemblée générale. Ce PV doit être rédigé avec précision, indiquant clairement l’objet de la succursale, son fonctionnement, et les pouvoirs délégués au représentant en Espagne. La législation espagnole exige que ce document soit légalisé et apostillé selon les dispositions de la Convention de La Haye, ce qui garantit sa validité internationale.

3. Obtention du Numéro d’Identification Fiscale (NIF)

L’obtention du NIF est une étape cruciale pour l’établissement de la succursale en Espagne. Ce numéro permet à la succursale de s’identifier fiscalement auprès de l’Agence Tributaria (les impôts). Pour les entreprises françaises, il est particulièrement important de veiller à ce que tous les documents requis, tels que l’acte de constitution et les statuts de la société mère, soient correctement traduits en espagnol par un traducteur assermenté et dûment légalisés, afin d’éviter tout retard ou complication dans le processus.

4. Ouverture d’un compte bancaire en Espagne

L’ouverture d’un compte bancaire en Espagne au nom de la succursale est une formalité indispensable pour la gestion des opérations financières locales. La banque exigera les documents pertinents de la société mère, ainsi que la résolution d’ouverture de la succursale et l’identification du représentant légal. Il est conseillé de choisir une institution bancaire qui offre une bonne compréhension des relations franco-espagnoles et qui peut fournir des services adaptés aux besoins des entreprises françaises.

5. Rédaction de l’acte notarié de la succursale

L’acte notarié officialisant la création de la succursale est une exigence légale en Espagne. Cet acte doit inclure des informations détaillées sur la société mère, ainsi que sur la succursale elle-même, y compris son adresse, son objet social, et l’identité du représentant légal en Espagne. Il est essentiel de s’assurer que tous les documents présentés soient conformes aux exigences légales espagnoles pour éviter des retards dans le processus d’enregistrement.

6. Inscription au Greffe

L’inscription de la succursale au « Registro mercantil » est une formalité indispensable pour lui conférer la personnalité juridique en Espagne. Cette étape inclut la présentation de l’acte notarié, ainsi que des documents prouvant l’existence légale de la société mère en France. L’enregistrement est obligatoire pour que la succursale puisse débuter ses activités commerciales et engage la responsabilité juridique de la société mère pour les opérations de la succursale.

7. Obligations fiscales et comptables

Une fois la succursale établie, elle sera soumise aux mêmes obligations fiscales et comptables que toute autre entreprise opérant en Espagne. Cela comprend l’inscription au « Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores », la présentation périodique des déclarations fiscales (IVA (TVA), Impôt sur les Sociétés, retenues à la source, etc.), et la tenue de la comptabilité selon le Plan Général de Comptabilité espagnol. Il est recommandé de consulter un expert-comptable spécialisé en fiscalité franco-espagnole pour s’assurer du respect de toutes les obligations.

8. Inscription à la Sécurité Sociale

Si la succursale prévoit de recruter des employés, elle doit être inscrite à la Sécurité Sociale espagnole. Cette étape comprend la gestion des cotisations sociales, la rédaction de contrats de travail conformes à la législation espagnole, et le respect des droits des employés. Les obligations en matière de sécurité sociale et de droit du travail peuvent varier entre la France et l’Espagne, donc une attention particulière est nécessaire pour éviter des infractions.

9. Obtention des licences et permis

Selon la nature de l’activité exercée par la succursale, des licences spécifiques ou des permis peuvent être requis. Par exemple, les entreprises souhaitant exercer des activités commerciales doivent obtenir une licence d’ouverture, tandis que certaines activités réglementées nécessitent des autorisations spécifiques. Les entreprises françaises doivent être conscientes des différences réglementaires entre les deux pays et s’assurer que toutes les autorisations nécessaires sont obtenues avant de commencer les opérations.

10. Gestion opérationnelle et administration continue

Une fois la succursale en activité, sa gestion opérationnelle et administrative doit être rigoureusement menée. Cela inclut la gestion des obligations fiscales et comptables, la gestion des ressources humaines, et le maintien des relations avec les clients et fournisseurs. Pour les entreprises françaises, il peut être particulièrement bénéfique de s’associer à un cabinet de conseil local, capable de fournir un soutien continu et de s’assurer que la succursale reste conforme aux régulations espagnoles tout en répondant aux exigences du marché local.

En conclusion, la création d’une succursale en Espagne par une société étrangère, notamment française, est un processus qui nécessite une planification rigoureuse et une bonne compréhension des obligations légales et fiscales en vigueur. Avec l’accompagnement adéquat, il est possible de réussir cette implantation et de tirer pleinement parti des opportunités offertes par le marché espagnol. Notre cabinet de conseil, spécialisé en fiscalité, comptabilité, droit du travail et juridique, est prêt à vous accompagner à chaque étape de ce processus pour assurer que votre succursale fonctionne de manière efficace et conforme à la réglementation.

Si vous envisagez d’étendre vos activités en Espagne, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes à votre disposition pour vous offrir toute l’assistance nécessaire dans votre expansion.

Jorge García Santiago, directeur d’ARA Global et expert en comptabilité fiscale