Pasos para la creación de una sucursal en España de una sociedad extranjera

España es un mercado atractivo para la expansión de negocios internacionales debido a su ubicación estratégica, su economía dinámica y su pertenencia a la Unión Europea. Si estás considerando establecer una sucursal de tu sociedad extranjera en España, es fundamental conocer los pasos y requisitos necesarios para llevar a cabo este proceso de manera eficiente y conforme a la normativa vigente. En este artículo, te guiamos a través de los pasos clave para la creación de una sucursal en España.

Creación de una sucursal en España:

1. Decisión estratégica y análisis preliminar

Antes de iniciar el proceso formal, es crucial realizar un análisis exhaustivo del mercado español y evaluar la viabilidad y los beneficios de establecer una sucursal. Esto incluye estudiar la demanda del producto o servicio, la competencia, las barreras de entrada, y las implicaciones fiscales y legales.

2. Aprobación de la casa matriz

Una vez tomada la decisión, la sociedad extranjera debe aprobar formalmente la creación de la sucursal. Este paso incluye la redacción de un acta de la asamblea general en la que se detalle la intención de abrir una sucursal en España y se autorice a una persona para llevar a cabo los trámites necesarios. Este documento debe ser legalizado y apostillado conforme al Convenio de La Haya, si es necesario.

3. Obtención del Número de Identificación Fiscal (NIF)

El siguiente paso es obtener el número de identificación Fiscal (NIF) para la sucursal. Para ello, se debe presentar una solicitud ante la Agencia Tributaria (Hacienda) junto con la documentación que acredite la existencia y representación de la sociedad extranjera. Los documentos necesarios suelen incluir:

• Escritura de constitución de la sociedad extranjera.
• Estatutos de la sociedad.
• Certificado de vigencia de la sociedad.
• Poder notarial del representante legal en España.

Todos estos documentos deben estar traducidos al español por un traductor jurado y debidamente legalizados.

4. Apertura de una cuenta bancaria en España

Es necesario abrir una cuenta bancaria en España a nombre de la sucursal. Esta cuenta será utilizada para todas las operaciones financieras de la sucursal en el país. La entidad bancaria requerirá la documentación de la sociedad extranjera y la resolución de apertura de la sucursal, así como la identificación del representante legal.

5. Redacción de la escritura pública de la sucursal

La creación de una sucursal debe formalizarse mediante una escritura pública otorgada ante notario. La escritura debe incluir, entre otros detalles:

• Datos de la sociedad matriz (nombre, domicilio, objeto social).
• Datos de la sucursal (domicilio en España, actividad a desarrollar).
• Identificación del representante legal en España.
• Capital asignado a la sucursal (si aplica).

Habrá que verificar que toda la documentación esté en orden y que cumpla con los requisitos legales.

6. Inscripción en el Registro Mercantil

Una vez otorgada la escritura pública, el siguiente paso es inscribir la sucursal en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio de la misma. La inscripción debe incluir la escritura pública y los documentos adicionales que acrediten la existencia y representación de la sociedad matriz. La inscripción en el Registro Mercantil confiere personalidad jurídica a la sucursal y es un requisito indispensable para iniciar operaciones en España.

7. Obligaciones fiscales y contables

La sucursal estará sujeta a las mismas obligaciones fiscales y contables que cualquier otra empresa española. Esto incluye:

• Inscripción en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores de la Agencia Tributaria.
• Presentación periódica de declaraciones de impuestos (IVA, Impuesto sobre Sociedades, retenciones, etc.).
• Llevanza de la contabilidad conforme al Plan General de Contabilidad español.
• Presentación de cuentas anuales en el Registro Mercantil.

8. Inscripción en la Seguridad Social

Si la sucursal va a contratar empleados en España, es necesario inscribirla en la Seguridad Social y cumplir con todas las obligaciones laborales y de seguridad social, incluyendo la cotización por los empleados, la elaboración de contratos laborales y el cumplimiento de las normativas laborales vigentes.

9. Obtención de licencias y permisos

Dependiendo de la actividad que vaya a desarrollar la sucursal, puede ser necesario obtener licencias y permisos específicos. Por ejemplo, actividades comerciales pueden requerir licencias de apertura, mientras que actividades reguladas pueden necesitar autorizaciones sectoriales. Es importante verificar los requisitos específicos con las autoridades locales y sectoriales correspondientes.

10. Gestión operativa y administración continua

Una vez establecida, la gestión operativa y administrativa de la sucursal debe llevarse a cabo de manera diligente. Esto incluye la gestión financiera, el cumplimiento de las obligaciones fiscales y contables, la gestión de personal, y el mantenimiento de una buena relación con clientes y proveedores. Contar con una asesoría local puede ser de gran ayuda para asegurar que la sucursal opere conforme a la normativa y de manera eficiente.

En conclusión, la creación de una sucursal en España de una sociedad extranjera es un proceso que implica varios pasos legales y administrativos. Sin embargo, con una planificación adecuada y el asesoramiento correcto, es posible establecer una presencia exitosa en el mercado español. En nuestra asesoría fiscal, contable, laboral y mercantil, estamos preparados para guiarte en cada etapa del proceso, asegurando que tu sucursal cumpla con todos los requisitos y esté lista para operar de manera efectiva y conforme a la normativa vigente.

Si estás considerando expandir tu negocio a España, no dudes en contactarnos. Estamos aquí para ayudarte y acompañarte en la expansión de tu empresa.

Jorge García Santiago, director de ARA Global y experto en contabilidad fiscal