Cada vez es más habitual que las sociedades españolas cuenten con administradores o directivos que residen fuera del país, especialmente en otros Estados de la Unión Europea. Esta situación plantea cuestiones relevantes tanto para las empresas como para los propios administradores: dónde deben tributar las retribuciones que perciben, si existe obligación de alta en la Seguridad Social española y cómo influye su residencia fiscal en el país de origen.
Una correcta gestión de estos aspectos resulta esencial para evitar sanciones, conflictos con la Agencia Tributaria o situaciones de doble imposición y cotización. En este artículo analizamos de forma práctica los principales criterios fiscales y laborales que deben considerarse cuando una sociedad cuenta con administradores internacionales.
1. Residencia fiscal: el punto de partida
El primer aspecto a determinar es si el administrador tiene o no residencia fiscal en España.
De acuerdo con el artículo 9 de la Ley del IRPF, una persona física se considera residente fiscal cuando:
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Permanece más de 183 días durante el año natural en territorio español, o
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Tiene en España el centro principal de sus intereses económicos o profesionales.
También se presume la residencia cuando el cónyuge y los hijos menores viven habitualmente en el país.
Esto significa que no basta con atender al tiempo de estancia: un administrador que formalmente reside en otro país, pero dirige su empresa desde España o percibe aquí la mayor parte de sus ingresos, podría ser considerado residente fiscal y, por tanto, tributar por su renta mundial a través del IRPF.
2. Tributación de los administradores no residentes
Si el administrador no tiene residencia fiscal en España, las retribuciones que reciba de una sociedad española tributan mediante el Impuesto sobre la Renta de No Residentes (IRNR). En este caso:
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La empresa debe practicar una retención del 24 % sobre el importe bruto.
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Si el administrador reside en otro Estado miembro de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo, la retención se reduce al 19 %.
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Estas retenciones se declaran mediante los modelos 216 y 296.
Por el contrario, si el administrador cumple los requisitos para ser considerado residente fiscal, tributará en España por el IRPF, incluyendo en su declaración todos sus ingresos mundiales. En este supuesto, la sociedad aplicará las retenciones que correspondan según las tablas del impuesto.
3. Convenios de doble imposición: cómo evitar pagar dos veces
Para prevenir la doble tributación, España mantiene convenios de doble imposición con numerosos países.
El Convenio entre España y Francia, por ejemplo, establece en su artículo 16 que las remuneraciones que un residente francés perciba como miembro del consejo de administración de una sociedad española pueden someterse a imposición en España. Francia podrá gravar esos mismos ingresos, pero deberá deducir el impuesto efectivamente pagado en España.
En consecuencia, el administrador no elige libremente dónde tributar. Se aplican las reglas del convenio y las deducciones correspondientes, por lo que resulta esencial conservar los certificados de residencia fiscal y la documentación acreditativa de los pagos realizados.
4. Cotización y Seguridad Social: cuándo existe obligación de alta
Más allá de las obligaciones fiscales, el cargo de administrador puede implicar también obligaciones en materia de Seguridad Social, en función de si el cargo es retribuido y del nivel de participación en la sociedad.
a) Naturaleza del cargo
Si el administrador se limita a ejercer funciones societarias (toma de decisiones sin trabajo diario) y no percibe una remuneración periódica, no se considera trabajador a efectos de Seguridad Social.
b) Carácter retribuido
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Si el cargo es gratuito, no existe obligación de alta.
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Si es retribuido, debe analizarse el nivel de control o participación en el capital social.
c) Porcentaje de participación
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Administradores sin participación o con menos del 25 % del capital: si ejercen funciones de dirección o gerencia remuneradas, deben cotizar en el Régimen General Asimilado (sin desempleo ni FOGASA).
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Administradores con participación igual o superior al 25 %: cotizan en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).
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Administradores con control efectivo de la sociedad (más del 50 % sumando participaciones familiares): también deben cotizar en el RETA, aunque no sean titulares directos de la mayoría del capital.
d) Administradores extranjeros
Si el administrador reside en otro país de la UE o del EEE y ya cotiza allí, puede mantener esa cotización presentando el formulario A1 emitido por las autoridades de su país. En ese caso, no cotizaría en España, aunque la empresa deberá conservar el certificado como prueba.
Si no existe formulario A1 o el país de residencia no pertenece al Espacio Económico Europeo, el alta en la Seguridad Social española será obligatoria, en el régimen correspondiente (General o Autónomos).
5. Coordinación entre países: un requisito imprescindible
La coexistencia de distintas normativas fiscales y de Seguridad Social puede generar situaciones complejas si no se gestionan adecuadamente. Por ello, resulta fundamental que tanto la sociedad española como el administrador coordinen la información entre sus asesores en ambos países, garantizando el cumplimiento de las obligaciones y evitando la doble tributación o cotización.
Además, conviene revisar periódicamente la situación del administrador, especialmente si cambian sus circunstancias personales, su residencia efectiva o su participación en la empresa.
Conclusión
Determinar correctamente la residencia fiscal y las obligaciones de cotización de un administrador extranjero es esencial para asegurar el cumplimiento normativo. Una interpretación incorrecta puede derivar en sanciones o ajustes por parte de la Agencia Tributaria o la Tesorería General de la Seguridad Social.
En ARA Global Asesoría acompañamos a empresas y directivos internacionales en la gestión fiscal y laboral de sus cargos societarios, asegurando la correcta aplicación de la normativa española y europea. Un asesoramiento especializado garantiza seguridad jurídica y previene riesgos en un entorno empresarial cada vez más globalizado.
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