De plus en plus d’entreprises étrangères souhaitent s’implanter ou exercer une activité en Espagne : acquisition de biens immobiliers, recrutement de personnel, création d’une filiale ou prestation de services. L’une des premières démarches indispensables consiste à obtenir un NIF espagnol (Numéro d’Identification Fiscale).
Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est le NIF, dans quels cas il est requis et comment l’obtenir en tant qu’entreprise étrangère.
Qu’est-ce que le NIF pour les entreprises étrangères ?
Le NIF (Numéro d’Identification Fiscale) est un identifiant unique attribué par l’Agence Tributaria espagnole aux personnes physiques ou morales. Il est obligatoire, y compris pour les sociétés étrangères, dès lors qu’elles réalisent des opérations ayant une incidence fiscale en Espagne.
Dans quels cas une entreprise étrangère doit-elle demander un NIF espagnol ?
Une entreprise étrangère est tenue d’obtenir un NIF espagnol lorsqu’elle :
- Souhaite acheter un bien immobilier ou un local en Espagne.
- Envisage de créer une filiale ou une succursale.
- Prévoit de recruter du personnel ou de fournir des services sur le territoire espagnol.
- Participe en tant qu’associée ou administratrice dans une société espagnole.
Documents requis pour obtenir un NIF espagnol
Pour qu’une entreprise étrangère puisse obtenir un NIF, elle doit présenter une série de documents justifiant son existence légale ainsi que l’identité de son représentant. Voici les principaux documents demandés et leurs conditions :
1. Acte constitutif de la société (Statuts)
Ce document atteste de la création légale de l’entreprise dans son pays d’origine, de la composition de son organe d’administration ainsi que, le cas échéant, des personnes habilitées à la représenter (mandataires sociaux ou représentants désignés).
Selon la forme juridique, les personnes habilitées à représenter la société sont :
- – SA (Société Anonyme) : Président du conseil d’administration, Directeur général, Directeurs généraux délégués.
- – SARL (Société à Responsabilité Limitée) : Gérant (ou collège de gérance).
- – SAS (Société par Actions Simplifiée) : Président et, le cas échéant, Directeurs généraux.
- Il doit être apostillé ou légalisé, selon le pays.
S’il n’est pas rédigé en espagnol, une traduction assermentée en espagnol est exigée.
En dehors de ces mandataires sociaux, la société peut également désigner des mandataires pour des actes particuliers, par procuration (acte sous seing privé, acte notarié ou procès-verbal d’assemblée).
2. Extrait du registre du commerce du pays d’origine
Il prouve que l’entreprise est juridiquement active.
- Il doit être récent, apostillé ou légalisé.
- Il doit également être traduit en espagnol par un traducteur assermenté si nécessaire.
- Il doit faire apparaître le numéro d’identification fiscale de l’entreprise dans son pays (ex. : SIRET ou TVA intracommunautaire).
3. Pièce d’identité du représentant légal
La personne agissant au nom de l’entreprise doit fournir :
- Un passeport.
- Un NIE/DNI espagnol. Si le représentant ne possède pas encore de NIE, celui-ci doit être obtenu avant la demande de NIF.
4. Formulaire 036 – Déclaration d’immatriculation fiscale
- Une fois les documents précédents réunis, il faut déposer la demande de NIF à l’Agence Tributaria à l’aide du formulaire officiel 036.
- Ce formulaire doit être correctement rempli et signé par le représentant légal de l’entreprise.
Tous les documents étrangers doivent obligatoirement être apostillés ou légalisés et accompagnés d’une traduction assermentée en espagnol, sauf s’ils sont rédigés directement en espagnol.
Où déposer la demande ?
Le NIF peut être demandé :
- En personne, auprès de l’Agence Tributaria en Espagne.
- Par l’intermédiaire d’une société de conseil autorisée, comme ARA Global.
- En ligne, si le représentant dispose d’un certificat numérique espagnol.
Délais d’obtention
- Le NIF provisoire est généralement délivré dans un délai de 3 à 10 jours ouvrables.
- Depuis notre cabinet, nous pouvons l’obtenir en 1 jour ouvrable après réception de tous les documents requis.
Erreurs fréquentes à éviter
- Ne pas légaliser/apostiller les documents étrangers.
- Oublier de fournir une traduction assermentée lorsque c’est requis.
- Présenter un formulaire 036 incomplet ou mal rempli.
- Ne pas avoir obtenu le NIE du représentant légal.
- Confondre l’obtention du NIF avec la création d’une société en Espagne (ce sont deux démarches distinctes).
Conclusion
L’obtention du NIF est une étape essentielle pour toute entreprise étrangère souhaitant exercer une activité en Espagne. Bien que la procédure puisse paraître complexe, elle peut être rapide et sécurisée avec un accompagnement professionnel.
Chez ARA Global Asesoría, nous sommes spécialisés dans l’accompagnement des entreprises étrangères tout au long du processus : obtention du NIF, création de sociétés et filiales, gestion juridique, comptable, fiscale et sociale en Espagne.
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