Fiscalité et Sécurité sociale des administrateurs étrangers dans les sociétés espagnoles

par Admin | Oct 28, 2025 | Blog

Il est de plus en plus fréquent que les sociétés espagnoles comptent parmi leurs administrateurs ou dirigeants des personnes résidant à l’étranger, notamment dans d’autres États membres de l’Union européenne. Cette situation soulève plusieurs questions essentielles, tant pour les entreprises que pour les intéressés : où doivent être imposées les rémunérations perçues ? L’administrateur doit-il être affilié à la Sécurité sociale espagnole ? Et quelles sont les conséquences de sa résidence fiscale à l’étranger ?

Une gestion correcte de ces aspects est indispensable pour éviter tout litige avec l’Agence fiscale espagnole, des sanctions, ou encore des situations de double imposition et de double cotisation. Cet article expose de manière claire et pratique les principaux aspects fiscaux et sociaux que les entreprises doivent prendre en compte lorsqu’elles emploient des administrateurs internationaux.

1. Résidence fiscale : le point de départ

Le premier critère consiste à déterminer si l’administrateur est ou non résident fiscal en Espagne.
Conformément à l’article 9 de la Loi sur l’Impôt sur le Revenu des Personnes Physiques (IRPF), une personne physique est considérée comme résidente fiscale lorsqu’elle :

• séjourne plus de 183 jours au cours de l’année civile sur le territoire espagnol ; ou

• dispose en Espagne du centre principal de ses intérêts économiques ou professionnels.

La résidence est également présumée lorsque le conjoint et les enfants mineurs résident habituellement en Espagne.

Ainsi, il ne suffit pas d’évaluer la durée du séjour : un administrateur officiellement domicilié à l’étranger, mais dirigeant son entreprise depuis l’Espagne ou y percevant la majeure partie de ses revenus, peut être considéré comme résident fiscal et, par conséquent, soumis à l’IRPF sur l’ensemble de ses revenus mondiaux.

2. Imposition des administrateurs non résidents

Lorsqu’un administrateur n’a pas la résidence fiscale en Espagne, les rémunérations qu’il perçoit d’une société espagnole sont soumises à l’Impôt sur le Revenu des Non-Résidents (IRNR).
Dans ce cas :

• L’entreprise applique une retenue à la source de 24 % sur le montant brut ;

• ou de 19 % si l’administrateur réside dans un autre État membre de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen ;

• ces retenues sont déclarées au moyen des formulaires 216 et 296.

En revanche, si l’administrateur remplit les conditions pour être considéré comme résident fiscal, il sera imposé en Espagne au titre de l’IRPF, en incluant dans sa déclaration l’ensemble de ses revenus mondiaux. Dans ce cas, la société appliquera les retenues correspondantes selon les barèmes en vigueur.

3. Application des conventions de double imposition

Pour éviter la double imposition, l’Espagne a conclu des conventions fiscales bilatérales avec de nombreux pays, notamment la France.
Selon l’article 16 de la Convention fiscale entre la France et l’Espagne, les rémunérations qu’un résident français perçoit en qualité de membre du conseil d’administration d’une société espagnole peuvent être imposées en Espagne. La France conserve le droit de les imposer également, mais elle doit déduire l’impôt effectivement payé en Espagne.

Ainsi, l’administrateur ne choisit pas librement le pays dans lequel il est imposé : les règles prévues par la convention s’appliquent automatiquement, avec les déductions correspondantes. Il est donc essentiel de conserver tous les justificatifs et certificats de résidence fiscale pour éviter tout désaccord entre administrations.

4. Cotisations et Sécurité sociale : quand l’affiliation est-elle obligatoire?

Au-delà des obligations fiscales, la fonction d’administrateur peut aussi entraîner des obligations de cotisation à la Sécurité sociale espagnole, selon que la fonction est rémunérée et selon le niveau de participation au capital de la société.

a) Nature de la fonction

Si l’administrateur exerce uniquement des fonctions sociétaires (prise de décisions sans activité quotidienne) et ne perçoit pas de rémunération régulière, il n’est pas considéré comme travailleur au regard de la Sécurité sociale.

b) Caractère rémunéré de la fonction

• Si la fonction est gratuite, aucune affiliation n’est requise.

• Si la fonction est rémunérée, il convient d’examiner le degré de contrôle et de participation au capital social.

c) Pourcentage de participation au capital

• Moins de 25 % du capital : si l’administrateur exerce des fonctions de direction ou de gestion rémunérées, il doit cotiser au Régime général assimilé (sans assurance chômage ni FOGASA).

• 25 % ou plus du capital : il relève du Régime spécial des travailleurs indépendants (RETA).

• Contrôle effectif de la société (plus de 50 % en incluant les parts détenues par la famille) : il doit également cotiser au RETA, même sans détenir directement la majorité du capital.

d) Cas des administrateurs étrangers

Lorsqu’un administrateur réside dans un autre pays de l’UE ou de l’EEE et y cotise déjà, il peut continuer à le faire en présentant le formulaire A1, délivré par les autorités de son pays. Dans ce cas, il n’a pas à cotiser en Espagne, mais la société doit conserver ce document comme justificatif.

En revanche, si aucun formulaire A1 n’est fourni ou si le pays de résidence n’appartient pas à l’Espace économique européen, l’affiliation à la Sécurité sociale espagnole devient obligatoire, dans le régime correspondant (général ou indépendant).

5. Un cadre nécessitant coordination entre pays

La coexistence de différentes législations fiscales et sociales peut entraîner des situations complexes si elle n’est pas gérée avec rigueur. Il est essentiel que la société espagnole et l’administrateur coordonnent leurs démarches entre conseillers des deux pays, afin d’assurer le respect des obligations et d’éviter la double imposition ou la double cotisation.

Il est également recommandé de réexaminer régulièrement la situation de l’administrateur, notamment en cas de changement de résidence, de situation familiale ou de participation au capital.

Conclusion

Déterminer correctement la résidence fiscale et les obligations de cotisation d’un administrateur étranger constitue un enjeu majeur de conformité. Une mauvaise interprétation peut entraîner des sanctions ou des redressements de la part de l’Agence fiscale espagnole ou de la Trésorerie générale de la Sécurité sociale.

Chez ARA Global Asesoria, nous accompagnons les entreprises et dirigeants internationaux dans la gestion fiscale et sociale de leurs fonctions en Espagne, en veillant à la correcte application de la réglementation européenne. Un accompagnement spécialisé garantit la sécurité juridique et prévient les risques dans un environnement économique de plus en plus internationalisé.

Comment obtenir le NIE de non-résident en Espagne ? – Guide pratique

par Admin | Sep 1, 2025 | Blog

Le NIE (Número de Identidad de Extranjero) est un numéro personnel, unique et exclusif attribué par la Police nationale espagnole aux citoyens étrangers. Il permet d’identifier les non-résidents dans toutes leurs relations avec l’administration espagnole et est indispensable pour effectuer des démarches légales, fiscales ou économiques en Espagne.

Dans cet article, nous expliquons ce qu’est le NIE, à quoi il sert, quand il est nécessaire et comment l’obtenir en tant que non-résident.

Qu’est-ce que le NIE de non-résident ?

Le NIE de non-résident est un numéro attribué aux étrangers qui, sans résider en Espagne, doivent effectuer des démarches ayant une incidence juridique, fiscale ou économique dans le pays.

Il n’implique pas le droit de résider ou de travailler en Espagne, mais permet de se conformer aux obligations légales et fiscales.

Quand a-t-on besoin du NIE de non-résident ?

Les situations les plus fréquentes nécessitant un NIE sont:

• Acheter un bien immobilier en Espagne.
• Signer un acte notarié (par exemple, dans le cadre d’une succession).
• Ouvrir un compte bancaire en Espagne.
• Créer une société ou apparaître comme associé/administrateur d’une société espagnole.
• Remplir des obligations fiscales (paiement d’impôts, investissements, etc.).

Documents nécessaires

Pour demander le NIE de non-résident, il faut préparer les documents suivants :

1. Formulaire EX-15
   Demande officielle du NIE, dûment complétée et signée.
2. Pièce d’identité ou passeport
   Original et copie intégrale de toutes les pages.
3. Justification du motif de la demande
   Documents expliquant la raison de la demande :
   • Contrat de vente,
   • Acte notarié,
   • Lettre de la banque,
   • Contrat commercial, etc.
4. Paiement de la taxe 790, code 012: À régler avant de présenter la demande.

Où demander le NIE de non-résident ?

Il existe plusieurs voies officielles pour obtenir le NIE selon la situation du demandeur :

1. 1. En Espagne : Bureaux d’Extranjería ou Commissariats de Police

• La demande peut être effectuée directement en Espagne dans les bureaux d’Extranjería ou certains commissariats de police habilités.
• Il est obligatoire de prendre rendez-vous en ligne via le site officiel de l’administration espagnole.
• Lors du rendez-vous, le demandeur doit présenter le formulaire EX-15, le passeport en cours de validité, les documents justificatifs et le reçu de paiement de la taxe 790-012.
• Après la demande, un reçu est délivré et le certificat NIE peut ensuite être récupéré.

Option courante pour ceux qui se trouvent déjà en Espagne ou peuvent se déplacer pour la démarche.

2. 2. Dans le pays d’origine : Ambassades ou Consulats d’Espagne

• Les étrangers ne résidant pas encore en Espagne peuvent demander le NIE auprès de l’Ambassade ou du Consulat d’Espagne dans leur pays.
• La procédure varie selon chaque consulat, mais en général il faut fournir :
  • Formulaire EX-15,
  • Passeport original,
  • Documents justificatifs,
  • Reçu de paiement de la taxe consulaire (différente parfois de la taxe 790).
• Le consulat transmet la demande à l’Espagne pour l’attribution du NIE.

Idéal pour ceux qui ont besoin du NIE avant de se rendre en Espagne.

3. 3. Via un représentant autorisé en Espagne

• La loi permet de demander le NIE par l’intermédiaire d’un représentant disposant d’un pouvoir notarié ou d’une procuration.
• Un avocat, un gestionnaire ou une société de conseil peut effectuer toutes les démarches au nom du demandeur.
• Il est également courant de faire appel à des agences de relocation, spécialisées dans l’accompagnement des expatriés et des professionnels étrangers pour toutes les démarches liées à l’installation en Espagne (NIE, inscription à la mairie, ouverture de comptes, etc.).
• Cela nécessite un pouvoir notarié délivré dans le pays d’origine (apostillé ou légalement reconnu par le consulat) et traduit en espagnol si nécessaire.

Option recommandée pour ceux qui souhaitent déléguer la démarche et simplifier leur installation en Espagne.

ℹ️ Note importante

Le NIE est délivré sous format certificat papier A4, et non sous forme de carte physique (contrairement au DNI ou à la carte de résident).

Erreurs fréquentes à éviter

1. Ne pas justifier correctement le motif de la demande.
2. Présenter le formulaire EX-15 incomplet ou incorrect.
3. Ne pas payer la taxe 790 avant le rendez-vous.
4. Confondre le NIE avec un permis de résidence ou de travail.

Conclusion

Le NIE de non-résident est un document essentiel pour les étrangers souhaitant effectuer des démarches légales, fiscales ou économiques en Espagne. Même si la procédure peut sembler complexe, il existe plusieurs voies adaptées selon chaque situation.

Chez ARA Global Asesoría, nous conseillons nos clients sur les options les plus appropriées à leur cas et les accompagnons tout au long du processus, en facilitant, si nécessaire, le contact avec des professionnels spécialisés et des agences de relocation.

Comment une entreprise étrangère peut-elle obtenir un NIF en Espagne ? – Guide pratique

par Admin | Août 6, 2025 | Blog

De plus en plus d’entreprises étrangères souhaitent s’implanter ou exercer une activité en Espagne : acquisition de biens immobiliers, recrutement de personnel, création d’une filiale ou prestation de services. L’une des premières démarches indispensables consiste à obtenir un NIF espagnol (Numéro d’Identification Fiscale).

Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est le NIF, dans quels cas il est requis et comment l’obtenir en tant qu’entreprise étrangère.

Qu’est-ce que le NIF pour les entreprises étrangères ?

Le NIF (Numéro d’Identification Fiscale) est un identifiant unique attribué par l’Agence Tributaria espagnole aux personnes physiques ou morales. Il est obligatoire, y compris pour les sociétés étrangères, dès lors qu’elles réalisent des opérations ayant une incidence fiscale en Espagne.

Dans quels cas une entreprise étrangère doit-elle demander un NIF espagnol ?

Une entreprise étrangère est tenue d’obtenir un NIF espagnol lorsqu’elle :

• Souhaite acheter un bien immobilier ou un local en Espagne.
• Envisage de créer une filiale ou une succursale.
• Prévoit de recruter du personnel ou de fournir des services sur le territoire espagnol.
• Participe en tant qu’associée ou administratrice dans une société espagnole.

Documents requis pour obtenir un NIF espagnol

Pour qu’une entreprise étrangère puisse obtenir un NIF, elle doit présenter une série de documents justifiant son existence légale ainsi que l’identité de son représentant. Voici les principaux documents demandés et leurs conditions :

1. Acte constitutif de la société (Statuts)

Ce document atteste de la création légale de l’entreprise dans son pays d’origine, de la composition de son organe d’administration ainsi que, le cas échéant, des personnes habilitées à la représenter (mandataires sociaux ou représentants désignés).
Selon la forme juridique, les personnes habilitées à représenter la société sont :

• – SA (Société Anonyme) : Président du conseil d’administration, Directeur général, Directeurs généraux délégués.
• – SARL (Société à Responsabilité Limitée) : Gérant (ou collège de gérance).
• – SAS (Société par Actions Simplifiée) : Président et, le cas échéant, Directeurs généraux.
• Il doit être apostillé ou légalisé, selon le pays.
  S’il n’est pas rédigé en espagnol, une traduction assermentée en espagnol est exigée.
  En dehors de ces mandataires sociaux, la société peut également désigner des mandataires pour des actes particuliers, par procuration (acte sous seing privé, acte notarié ou procès-verbal d’assemblée).

2. Extrait du registre du commerce du pays d’origine

Il prouve que l’entreprise est juridiquement active.

• Il doit être récent, apostillé ou légalisé.
• Il doit également être traduit en espagnol par un traducteur assermenté si nécessaire.
• Il doit faire apparaître le numéro d’identification fiscale de l’entreprise dans son pays (ex. : SIRET ou TVA intracommunautaire).

3. Pièce d’identité du représentant légal

La personne agissant au nom de l’entreprise doit fournir :

• Un passeport.
• Un NIE/DNI espagnol. Si le représentant ne possède pas encore de NIE, celui-ci doit être obtenu avant la demande de NIF.

4. Formulaire 036 – Déclaration d’immatriculation fiscale

• Une fois les documents précédents réunis, il faut déposer la demande de NIF à l’Agence Tributaria à l’aide du formulaire officiel 036.
• Ce formulaire doit être correctement rempli et signé par le représentant légal de l’entreprise.

Tous les documents étrangers doivent obligatoirement être apostillés ou légalisés et accompagnés d’une traduction assermentée en espagnol, sauf s’ils sont rédigés directement en espagnol.

Où déposer la demande ?

Le NIF peut être demandé :

1. En personne, auprès de l’Agence Tributaria en Espagne.
2. Par l’intermédiaire d’une société de conseil autorisée, comme ARA Global.
3. En ligne, si le représentant dispose d’un certificat numérique espagnol.

Délais d’obtention

• Le NIF provisoire est généralement délivré dans un délai de 3 à 10 jours ouvrables.
• Depuis notre cabinet, nous pouvons l’obtenir en 1 jour ouvrable après réception de tous les documents requis.

Erreurs fréquentes à éviter

1. Ne pas légaliser/apostiller les documents étrangers.
2. Oublier de fournir une traduction assermentée lorsque c’est requis.
3. Présenter un formulaire 036 incomplet ou mal rempli.
4. Ne pas avoir obtenu le NIE du représentant légal.
5. Confondre l’obtention du NIF avec la création d’une société en Espagne (ce sont deux démarches distinctes).

Conclusion

L’obtention du NIF est une étape essentielle pour toute entreprise étrangère souhaitant exercer une activité en Espagne. Bien que la procédure puisse paraître complexe, elle peut être rapide et sécurisée avec un accompagnement professionnel.

Chez ARA Global Asesoría, nous sommes spécialisés dans l’accompagnement des entreprises étrangères tout au long du processus : obtention du NIF, création de sociétés et filiales, gestion juridique, comptable, fiscale et sociale en Espagne.