¿Cómo puede una empresa extranjera obtener un NIF en España? – Guía práctica

Cada vez son más las empresas extranjeras interesadas en operar en España: ya sea para adquirir un inmueble, contratar personal, establecer una filial o prestar servicios. Uno de los primeros pasos imprescindibles para ello es obtener un NIF español (Número de Identificación Fiscal).

En este artículo te explicamos qué es, cuándo se necesita y cómo se obtiene el NIF para empresas extranjeras en España.

¿Qué es el NIF para empresas extranjeras?

El NIF (Número de Identificación Fiscal) es un número único que la Agencia Tributaria española asigna a personas físicas y jurídicas, incluyendo empresas extranjeras que van a realizar operaciones con trascendencia fiscal en España.

¿Cuándo necesita una empresa extranjera el NIF español?

Una empresa extranjera necesita obtener un NIF español cuando:

• Va a comprar un inmueble o local en España.
• Quiere establecer una filial o sucursal.
• Desea contratar personal o prestar servicios en territorio español.
• Participa como socio o administrador en una sociedad española.

Documentación necesaria para obtener el NIF español

Para que una empresa extranjera obtenga un NIF en España, es imprescindible reunir cierta documentación que acredite su existencia legal y la identidad de su representante. A continuación, detallamos los documentos más habituales y sus requisitos formales:

1. Escritura de constitución de la empresa (Estatutos)

Este documento certifica la creación legal de la empresa en su país de origen, la composición de su órgano de administración, así como, en su caso, las personas facultadas para representarla (representantes legales o apoderados designados).
Según la forma jurídica, las personas autorizadas para representar a la sociedad son:

• SA (Sociedad Anónima): presidente del consejo de administración, director general, directores generales delegados.
• SRL (Sociedad de Responsabilidad Limitada): Gerente (o colegiado de gerencia).
• SAS (Sociedad por Acciones Simplificada): presidente y, en su caso, directores generales.
• Debe estar apostillado o legalizado, según el país de origen.
  • Si no está redactado en español, se requiere una traducción jurada al español.
  •  Además de estos representantes legales, la sociedad puede también designar apoderados para actos específicos, mediante poder (instrumento privado, escritura notarial o acta de asamblea).

2. Certificado del registro mercantil del país de origen

Confirma que la empresa está legalmente activa en su país.

• Tiene que estar vigente (reciente) y también apostillado/legalizado.
• Debe presentarse con traducción jurada si no está en español.
• Debe reflejar el número fiscal asignado en su país (por ejemplo, SIRET o VAT)

3. Documento de identidad del representante legal

La persona que actúe en nombre de la empresa debe identificarse con:

• Pasaporte.
• DNI/NIE. Si no tiene NIE, debe solicitarlo antes de pedir el NIF de la empresa.

4. Modelo 036 – Declaración censal

• Una vez que tengamos todos los documentos anteriores, podremos solicitar a la agencia tributaria el NIF español mediante el modelo 036.
• Este es el formulario oficial de la Agencia Tributaria española que permite solicitar el NIF. Debe cumplimentarse adecuadamente y ser firmado por el representante legal de la empresa.

Todos los documentos emitidos fuera de España deben estar legalizados o apostillados y acompañados de traducción jurada, salvo que estén redactados directamente en español.

¿Dónde se solicita?

El NIF puede solicitarse:

1. Presencialmente en la Agencia Tributaria en España.
2. A través de una asesoría autorizada.
3. Telemáticamente, si el representante dispone de certificado digital español.

¿Cuánto tarda?

• El NIF provisional suele emitirse en un plazo de 3 a 10 días hábiles.
• Nosotros desde la asesoría podemos obtenerlo en el plazo de 1 día hábil desde la recepción de todos los documentos indicados anteriormente.

Errores frecuentes a evitar

1. No legalizar los documentos emitidos en el extranjero.
2. No aportar traducción jurada cuando sea necesaria.
3. Presentar el Modelo 036 incompleto o incorrecto.
4. No tener NIE para el representante legal.
5. Confundir la obtención del NIF con la constitución de una empresa en España.

Conclusión

Obtener el NIF español es un paso esencial para cualquier empresa extranjera que quiera operar en España. Aunque puede parecer un trámite complejo, con la ayuda adecuada es un proceso rápido y seguro.

En ARA Global Asesoría estamos especializados en acompañar a empresas extranjeras durante todo el procedimiento: desde la solicitud del NIF hasta la constitución de sociedades y filiales, gestión contable, fiscal, laboral y gestión jurídica en España.